Заявки оформляют специалисты соответствующих подразделений предприятия.

Право на создание заявки прописывается администратором базы данных для конкретных пользователей – «Заявителей».

ФИО заявителя и подразделение подставляются автоматически – это реквизиты пользователя, который зашел в программу.

Заявка содержит список требуемых материалов из справочника «Виды МЦ», их количество, область применения, примечание.

Каждая  заявка имеет характеристики: тип, приоритет, состояние, предмет, процедура работы.

После оформления заявки ее надо сохранить и подписать. После подписания заявки она становится недоступной для редактирования Заявителю.

Подписанная заявка на материалы будет доступна для работы на следующей стадии обработки в соответствии с маршрутом движения. В режиме «Маршрут документа» можно просмотреть все этапы движения документа и состояние обработки на каждом этапе.

Каждый пользователь системы в режиме «Операции по сопровождению» позволяют регистрировать любые операции с заявками и просматривать их пользоваителями в соответствии с правами доступа. Режим можно рассматривать, как вариант записной книжки, привязанной к конкретному документу.

Заявку можно распечатать.

На последующих этапах работы с заявками каждым подписантом выполняются функции, прописанные в правах пользователя. Соответственно настроена работа с заявкой:

1. Заявка видна, если она подписана Заявителем,
2. В заявке закрыты поля, доступные для редактирования только Заявителю,
3. В заявке открыты для редактирования необходимые поля. Например, для Исполнителя – работника отдела снабжения: Данные заявки и Данные исполнителя.
4. Для Начальника ОМТС добавлена функция: назначить исполнителей. Если Исполнитель не назначен, то в реетре заявок этого Исполнителя данная заявка не отобразится. В справочнике «Виды МЦ» материл можно привязать к исполнителю – работнику ОМТС. В этом случае программа автоматически подставит исполнителя в режиме «Назначить исполнителя».

Зарегистрированные заявки представлены в реестре с отображением по колонкам большого набора показателей. Реестр  предоставляет широкие возможности сортировки, поиска и фильтрации заявок по одному или нескольким показателям, их просмотра, печати.

Форма ввода заявки и набор показателей по ней не являются статичными. Они определяются потребностями конкретного предприятия. Гибкость решения обеспечивается использованием макетов ввода данных.

Оформление замен материалов. По решению исполнителя – работника ОМТС заявка может быть уточнена по составу материалов, например, по соображениям стоимости или доступности на рынке. По заменяемому материалу делается соответствующая отметка, затем вводится заменяющий материал. По которому также делается пометка.
Заменяемые материалы не отображаются в процессе последующей работы. Например, они не видны при формировании Конкурентного листа.

К заявке могут быть прикреплены файлы различных форматов, содержащих дополнительные сведения о заказываемых ценностях: чертежи, спецификации и т.п. Файлы открываются с помощью программ, в которых они созданы (Word, Excel т.п.). Файл не откроется при отсутствии соответствующей программы на данном компьютере.